Du désir au plaisir d’entreprendre – cycle de renaissance en 9 mois: part7 L’organisation

Du désir au plaisir d’entreprendre – 7ème étape : L’Organisation

Le talent n’est rien sans un minimum d’organisation et l’organisation permet d’optimiser son temps et son énergie pour plus d’efficacité et de sérénité.

Il n’existe pas d’organisation idéale cependant en s’inspirant des méthodes et des techniques pratiquées dans des grandes entreprises on peut se créer sa propre organisation, son propre style en fonction de la taille de son entreprise. Après tout, l’homme est avant tout un imitateur avant d’être un innovateur !

En parcourant des ouvrages spécialisés ou le Web vous trouverez des matrices.

J’attire ici votre attention sur une méthode japonaise et souhaite partager avec vous ma méthode adaptée.

Rappel des principes de la méthode japonaise des 5 S ou ORDRE en français :

• Seiri  (Débarras)                        Ordonner
• Seiton  (Rangement)                 Ranger
• Seiso  (Nettoyage)                    Dépoussiérer, Découvrir des anomalies
• Seiketsu  (Ordre)                      Rendre évident
• Shitsuke  (Rigueur)                   Etre rigoureux

Objectif de cette technique est d’organiser efficacement votre espace de travail.

L’objet de ce post : Voici ce que j’applique tout particulièrement pour les deux premiers axes.

Le classement des éléments que j’utilise en fonction de leur utilité au quotidien et leur rangement rationnel. Ceci afin de gagner du temps dans l’exécution de mes  tâches et de faire la différence entre ce qui est indispensable et utile.

Principes et illustrations :

• Jeter tout ce qui sert moins d’une fois par an. Chaque année je consulte mes archives et je jette tout ce qui est obsolète, inadapté à mes besoins et aux attentes du marché.
  Attention, néanmoins aux documents qui ne servent q’une fois ou même jamais mais que vous devez conserver, c’est le cas des factures, des justificatifs, des relevés, des bordereaux, des contrats…. Là, je vous invite à vous rapprocher de votre comptable.
• Archiver ce qui sert moins d’une fois par mois.
  Dans une grande armoire j’ai classé au milieu tous mes supports de formation, coupures de presse, ouvrages techniques  par thème, les outils  lourds en bas et  les archives  en haut.
• Mettre à proximité  tout ce qui sert moins d’une fois par semaine.
  Mes documents administratifs et comptables de l’année en cours, mes dossiers clients sont dans une petite armoire de rangement prêt de mon poste de travail avec un rangement  vertical pour les dossiers en cours, des bannettes pour la comptabilité et l’administratif  et, des classeurs pour les documents officiels dont je me sert régulièrement.
• Placer sur le poste de travail tout ce qui sert moins d’une fois par jour.
  C’est le cas typique des fournitures administratives (pochette, enveloppe…) que j’ai placé dans une console à tiroirs.
• Avoir à portée de main tout ce qui sert plus ou moins une fois par heure comme  la todo list, le papier recyclé qui me sert de brouillon, les dossiers et courriers à traiter dans la journée, le casque audio….

Ce qui revient à donner une place pour chaque chose et de gagner du temps.

Ce type de rangement facilite également le maintien de l’ordre et de la propreté de l’espace de travail en créant des automatismes et en rationalisant le classement.

Pour mettre de la gaîté dans cette organisation, j’ai aussi opté pour une organisation en mode couleur.

Par exemple : dans un dossier client, j’ai des pochettes couleurs pour différencier ce qui relève des échanges courriers de la phase opérationnelle.

Et vous ? Avez-vous une méthode ? Laquelle ? Utilisez vous la méthode des 5 S ? Comment la pratiquez vous au quotidien ?

• Fadhila Brahimi
• Sep 01, 2007