Technique de prise de note en réunion en 7 points

balumpa en sketchnoting à l'Open Coffee Lille La prise de note de Xavier Delengaigne à L'Open Coffee Lillois en sketchnoting. Image utilisée pour le compte rendu de l'Open Coffee de novembre 2010 à Lille Source Eric Delcroix

Comment prendre des notes efficacement en réunion.

On entendra par « efficace » le fait de maintenir une écoute active tout en notant les points essentiels; prendre des notes rapidement de manière pertinente (les points essentiels et les actions à mener) et exploitable.

Inspiré par un podcast de M. Auzenne, PPC et HK, ont réalisé une Vidéo du Succes (7 points en 7 minutes) qui risque de vous surprendre : conservez les bonnes vielles méthodes de Templeton et lâchez l’ordinateur ! A moins, de maîtriser un logiciel de MindMapping, une prise de note efficace exige une feuille de papier, un crayon et …..

7 points en 7 minutes en vidéo

Le texte intégral

1- Un seul objectif : l’action !

La prise de note efficace ne peut se faire qu’à la condition de comprendre que le seul objectif de la prise de notes est de pouvoir agir par la suite. Et plus vous prenez de notes et moins vous aurez participé à la réunion ! La philosophie de base est de chercher à gagner en efficacité dans la façon de « capturer » l’information, de mémoriser l’information et de faciliter l’action par la suite.

2- Être sélectif

Vouloir écrire tout ce qui se dit durant la réunion reflète en fait un manque de recul. Qui, doit faire quoi et pour quand. Utilisez le style télégraphique, vous allez gagner du temps et de l’efficacité.

3- Utilisez des symboles, des abréviations pour gagner en efficacité

L’objectif est ici de vous faire gagner du temps en écrivant moins. Utilisez votre propre système de symboles. Mais utilisez des symboles, des carres des ronds, des initiales…

4- Utilisez des diagrammes

Un bon dessin vous mieux que mille discours. Un bon schéma vous aidera à bien mémoriser ce qui s’est passé

5- Ne touchez pas au clavier de votre ordinateur !

Si vous utilisez votre ordinateur, vous allez vouloir écrire ce que vous entendez durant la réunion. Si vous utilisez votre ordinateur, vous allez perdre du temps avec votre clavier plutôt que de vous concentrer sur ce qui se passe durant la réunion. Et si vous commencez à poser vos yeux sur votre écran, les autres participants vont se demander si vous êtes encore avec eux ou si vous consultez vos e-mails… Et ici encore, c’est aussi une question de savoir-être ou tout simplement de politesse.

6- Utilisez la méthode du Colonel Templeton

Cette méthode a deux composantes : 1) un format et 2) comment utiliser ce format. La forme tient sur une simple feuille de papier. La méthode part du principe que vous avez besoin de noter 3 choses importantes : 75% à droite pour capturer vos notes. 15% à gauche pour l’aide mémoire. 20% en bas pour la zone action. Il ne vous reste plus qu’à tracer les traits sur une simple feuille de papier et votre fiche de prise de note est prête.

7- Passez à l’action rapidement

Comme vu au point 1, le seul objectif de la prise de note efficace est de pouvoir noter ce qui doit être fait à la suite de la réunion. Ne perdez donc pas du temps et lancez ce qui est de votre responsabilité dès la fin de la réunion ou quelques heures après, cela vous permettra de passer à autre chose.